Cán bộ Trung tâm Lữu trữ lịch sử tỉnh hướng dẫn các địa phương kiểm kê, phân loại tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy

Tính đến ngày 31/7/2025, công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu được thực hiện nghiêm túc. UBND tỉnh giao Sở Nội vụ thành lập 07 tổ công tác trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức cấp huyện kiểm kê, phân loại, xác nhận khối lượng và tình trạng tài liệu, bảo đảm thuận lợi cho tiếp nhận, bảo quản sau sắp xếp.

Cán bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm kê tài liệu lưu trữ 

Tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện khi kết thúc hoạt động được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận, tạm bảo quản tại 09 địa điểm thuộc tỉnh Thái Nguyên cũ và 04 địa điểm thuộc tỉnh Bắc Kạn cũ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã phân công lãnh đạo phụ trách, viên chức trực kho lưu trữ, thường xuyên cập nhật tình hình tài liệu để bảo đảm an toàn. Đến nay, 92/92 UBND xã, phường đã hoàn thiện tiếp nhận tài liệu theo phông lưu trữ, bố trí kho bảo quản an toàn.

Ngay sau khi hợp nhất, sáp nhập, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đã chú trọng công tác văn thư, bảo đảm phục vụ tốt hoạt động quản lý, điều hành. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh vận hành thông suốt; văn bản ban hành đúng thể thức, kỹ thuật; việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến và phát hành văn bản đi được thực hiện kịp thời.

Tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện khi kết thúc hoạt động được tạm bảo quản tại 09 địa điểm thuộc tỉnh Thái Nguyên cũ và 04 địa điểm thuộc tỉnh Bắc Kạn cũ

Đặc biệt, tỉnh đã chỉ đạo các cơ quan chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng trước khi số hóa, bảo đảm theo quy định. Kết quả, toàn tỉnh đã số hóa trên 9,9 triệu trang tài liệu khổ A4, trong đó: Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh đã thực hiện số hóa gần 3,9 triệu trang; Lưu trữ lịch sử tỉnh số hóa gần 2 triệu trang; các huyện, thành phố trước khi kết thúc hoạt động số hóa trên 4 triệu trang.

Việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ góp phần bảo đảm an toàn, lâu dài cho khối lượng lớn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, mà còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác, phục vụ tốt hơn yêu cầu tra cứu, giải quyết công việc trong bối cảnh chuyển đổi số.